#Cẩm Nang Thuê Văn Phòng Cho Startup: Kinh Nghiệm Từ Các "Bậc Đàn Anh"

Khởi nghiệp giống như chèo thuyền nhỏ giữa biển khơi và việc tìm kiếm một văn phòng phù hợp đôi khi lại gây ra nhiều chuyện “dở khóc dở cười.” Không ít startup đã gặp khó khăn khi thuê phải văn phòng quá đắt, quá chật hoặc ở vị trí không thuận lợi, khiến hành trình khởi nghiệp càng thêm gian nan. Bởi thuê văn phòng không chỉ là tìm chỗ làm việc, mà còn phải phù hợp với đặc thù của startup – vốn ít, nhân sự gọn và cần sự linh hoạt. Lựa chọn sai có thể làm tăng chi phí và cản trở sự phát triển. 

Do đó, bài viết dưới đây của Property Plus sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thuê văn phòng cho startup từ các doanh nghiệp lớn, để giúp bạn lựa chọn văn phòng phù hợp, tối ưu hóa hoạt động và tránh những sai lầm phổ biến nhé!

1. Hiểu rõ nhu cầu và khả năng tài chính

Dường như ai cũng hiểu, trong giai đoạn startup thì lựa chọn văn phòng nhỏ gọn và tiết kiệm chi phí luôn là điều được ưu tiên. Bật mí, với ngân sách eo hẹp, các hình thức thuê linh hoạt như Co-working Space hoặc văn phòng ảo luôn là lựa chọn tối ưu mà các startup không nên bỏ qua đấy. 

Ngày nay, xuất hiện rất nhiều startup chỉ có 5 thành viên nhưng đã tìm được một văn phòng phù hợp với chi phí cực kỳ "hạt dẻ" bằng cách tận dụng không gian Co-working. Từ đó, vừa giúp tiết kiệm đáng kể mà vẫn đáp ứng được nhu cầu làm việc của đội ngũ.

Startup cần hiểu rõ nhu cầu và khả năng tài chính của mình khi thuê văn phòng

2. Vị trí "vàng" cho startup

Một trong những kinh nghiệm thuê văn phòng cho startup từ các doanh nghiệp lớn, đó là việc chọn văn phòng tại khu vực tập trung nhiều startup khác sẽ luôn mang lại lợi thế lớn, càng dễ dàng kết nối, hợp tác và chia sẻ nguồn lực. 

Chẳng hạn, những khu vực "nóng" của giới startup như Quận 1, Quận 7 (TP.HCM) hay Quận Hoàn Kiếm (Hà Nội) chính là sự lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp trẻ. Không nói đâu xa, startup Timo đã “nổi danh” gặt hái được nhiều thành công khi chọn đặt văn phòng tại một khu vực "hệ sinh thái startup," nhờ vào sự hỗ trợ từ cộng đồng và cơ hội hợp tác dồi dào đó.

3. Phân tích các loại hình văn phòng

Nếu muốn chọn lựa được văn phòng phù hợp với startup của mình, các bạn cần hiểu rõ về từng loại hình văn phòng đang phổ biến hiện nay. Đó là:

• Co-working Space: Đây là lựa chọn lý tưởng cho các startup, đặc biệt những doanh nghiệp cần không gian làm việc chung và linh hoạt. Co-working Space mang lại môi trường sáng tạo, dễ dàng kết nối với các doanh nghiệp khác, đồng thời chi phí thuê cũng khá hợp lý, dao động từ vài triệu đến vài chục triệu đồng/tháng tùy vị trí và tiện nghi. Tuy nhiên, nhược điểm là thiếu sự riêng tư và có thể không phù hợp khi startup mở rộng. 
• Văn phòng truyền thống: Theo kinh nghiệm thuê văn phòng cho startup, khi startup đã ổn định và cần không gian riêng tư, chuyên nghiệp thì văn phòng truyền thống chính là lựa chọn phù hợp. Dù chi phí cao hơn so với Co-working Space, có thể từ vài chục triệu đồng/tháng trở lên, nhưng nó mang lại sự ổn định và hình ảnh chuyên nghiệp hơn. Nhược điểm là ít linh hoạt và đòi hỏi cam kết thuê dài hạn. 
• Văn phòng ảo: Được coi là giải pháp tối ưu cho các startup trong giai đoạn đầu, giúp tiết kiệm chi phí tối đa, chỉ từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng/tháng mà vẫn có địa chỉ đăng ký kinh doanh và nhận thư từ. Tuy nhiên, vì không có không gian làm việc thực tế, văn phòng ảo chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp không cần một địa điểm cố định. 

Co-working Space được cho là sự lựa chọn lý tưởng

4. "Bí kíp" đàm phán "cực gắt" từ các startup

Một kinh nghiệm thuê văn phòng cho startup ít ai biết, đó là bí quyết đàm phán “cực gắt” như sau:

• Thẳng thắn về tình hình tài chính: Các startup nên bắt đầu đàm phán bằng cách chia sẻ minh bạch và rõ ràng về khả năng tài chính của mình. Sự trung thực này giúp tạo dựng niềm tin với chủ tòa nhà và mở ra cơ hội nhận được sự hỗ trợ cũng như thỏa thuận phù hợp hơn.
• Linh hoạt trong đàm phán: Startup đừng ngần ngại thương lượng về giá cả, điều khoản thanh toán và các điều khoản khác trong hợp đồng. Sự linh hoạt trong quá trình đàm phán không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác lâu dài đấy.
• Tìm kiếm ưu đãi, khuyến mãi: Hãy luôn chủ động tìm hiểu và khai thác các chương trình ưu đãi, khuyến mãi dành riêng cho startup. Bởi các chủ tòa nhà thường có khá nhiều gói ưu đãi đặc biệt hoặc chương trình giảm giá cho doanh nghiệp mới.

Bạn có biết? Southgate Tower là một ví dụ điển hình về sự thành công trong đàm phán thuê văn phòng. Bằng cách thẳng thắn chia sẻ tình hình tài chính của mình, Southgate Tower đã tạo được sự tin tưởng từ chủ tòa nhà. Họ cũng rất linh hoạt trong việc thương lượng giá cả và các điều khoản thanh toán, đồng thời tận dụng các chương trình ưu đãi đặc biệt mà chủ tòa nhà cung cấp. Kết quả là, Southgate Tower đã giảm được 20% giá thuê văn phòng, giúp tối ưu hóa ngân sách và tạo điều kiện phát triển bền vững cho startup.

5. Kinh nghiệm cần ghi nhớ

Bên cạnh những kinh nghiệm thuê văn phòng cho startup thì các bạn cũng cần ghi nhớ 1 số vấn đề khác như:

• Kiểm tra kỹ hợp đồng: Startup phải đảm bảo đã xem xét kỹ lưỡng tất cả các điều khoản trong hợp đồng thuê. Đặc biệt là về thời hạn thuê, các phí phát sinh và điều kiện chấm dứt hợp đồng. Sự cẩn trọng này giúp bạn tránh được những bất ngờ không mong muốn và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.
• Ưu tiên môi trường làm việc sáng tạo: Startup đừng quên, lựa chọn không gian văn phòng không chỉ phải đáp ứng yêu cầu về chức năng mà còn tạo ra một môi trường thoải mái, truyền cảm hứng cho đội ngũ nhân viên. Do đó, không gian làm việc sáng tạo có thể nâng cao năng suất và sự hài lòng của mọi người.
• Xây dựng văn hóa startup ngay từ văn phòng: Tạo ra một không gian mở, khuyến khích giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên là điều cần thiết để xây dựng văn hóa startup tích cực. Không những vậy, 1 văn phòng được thiết kế để hỗ trợ sự tương tác, sáng tạo sẽ giúp củng cố tinh thần làm việc nhóm và đạt được các mục tiêu chung.

Kiểm tra kỹ hợp đồng thuê văn phòng

Ngoài ra, các startup cũng cần tránh 1 số sai lầm thường mắc phải khi thuê văn phòng, đó là:

• Bỏ qua điều khoản hợp đồng: Nếu không đọc kỹ hoặc hiểu lầm các điều khoản thì startup có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý và tài chính trong tương lai.
• Chọn sai vị trí: Startup không xem xét kỹ lưỡng về vị trí có thể ảnh hưởng đến sự tiếp cận của khách hàng và đối tác, cũng như gây bất tiện cho nhân viên.
• Thiếu tính linh hoạt: Không cân nhắc các tùy chọn linh hoạt như Co-working Space hoặc văn phòng ảo khi ngân sách hạn chế có thể dẫn đến tốn kém những chi phí không cần thiết.
• Không tạo môi trường làm việc thoải mái: Cụ thể, nếu startup bỏ qua việc tạo ra 1 không gian làm việc phù hợp có thể làm giảm năng suất và sự hài lòng của nhân viên.

Việc thuê văn phòng phù hợp là yếu tố then chốt cho sự thành công của startup. Để đạt được điều này, hãy đảm bảo kiểm tra kỹ hợp đồng, ưu tiên môi trường làm việc sáng tạo và xây dựng văn hóa doanh nghiệp ngay từ văn phòng. Việc lựa chọn không gian làm việc đúng đắn không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn thúc đẩy hiệu quả hoạt động và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững.

Cũng đừng bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa hoạt động của startup bằng cách áp dụng những kinh nghiệm thuê văn phòng cho startup “đắt giá” đã được chia sẻ như trên nhé! Hãy tìm kiếm và chọn lựa một văn phòng ưng ý, phù hợp với ngân sách và nhu cầu của doanh nghiệp bạn để bước đi vững chắc trên con đường thành công. Hãy liên hệ ngay với Propertyplus.vn - công ty tư vấn hàng đầu cho các doanh nghiệp có nhu cầu thuê văn phòng tại Hà Nội với chi phí tối ưu nhất.