#Cách Đàm Phán Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Hiệu Quả Nhất

Đàm phán hợp đồng thuê văn phòng như thế nào cho hiệu quả? Bởi chi phí thuê mặt bằng được cho là khoản chi phí cao nhất, chỉ xếp sau tiền lương và thông thường chiếm từ 15 - 40% doanh thu của 1 công ty? Vì thế, để có được văn phòng ưng ý với mức giá hợp lý thì đừng vội bỏ qua bí quyết đàm phán hợp đồng khi đi thuê văn phòng được Property Plus bật mí như dưới đây.

1. Khái niệm về hợp đồng cho thuê văn phòng

Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản ràng buộc về mặt pháp lý các thỏa thuận liên quan đến điều khoản, lợi ích và trách nhiệm được thực hiện bởi bên cho thuê và bên thuê. Các thỏa thuận đó sẽ được đại diện 2 bên đàm phán kỹ lưỡng rồi ký kết.

Nội dung trong hợp đồng cho thuê văn phòng phải liệt kê chi tiết, rõ ràng các quyền của người thuê đối với tòa nhà. Đồng thời, hợp đồng này cũng phác thảo trách nhiệm của 2 bên trong việc sử dụng không gian làm việc. 

Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng

2. Những thuật ngữ chính cần “nắm vững” của hợp đồng thuê văn phòng

Muốn đàm phán hợp đồng thuê văn phòng hiệu quả, mang đến nhiều khoản có lợi cho mình thì các bạn cần nắm vững những thuật ngữ quan trọng, thông dụng trong hợp đồng như:

• Khoản đặt cọc: Là số tiền bảo đảm được thanh toán trước khi ký hợp đồng thuê nhằm bảo vệ cho các trường hợp hư hỏng hoặc mất mát có thể xảy ra. Trong hợp đồng cho thuê, thông tin về số tiền và quy trình hoàn trả khoản đặt cọc thường được ghi rõ.
• Tiền thuê nhà cơ bản: Là một khoản tiền cố định, được tính bằng cách nhân giá thuê trên mỗi đơn vị diện tích với tổng diện tích thực tế mà người thuê sử dụng. Đây là chi phí tối thiểu mà người thuê cần thanh toán hàng tháng.
• Sử dụng không gian thuê: Điều khoản này quy định rõ ràng quyền lợi và trách nhiệm của bên thuê, cùng với các giới hạn cụ thể, để đảm bảo việc sử dụng không gian thuê tuân thủ đúng các điều khoản đã được thỏa thuận.
• Thời hạn thuê văn phòng: Điều khoản về thời hạn thuê trong hợp đồng có thể thay đổi linh hoạt tùy thuộc vào chủ sở hữu mặt bằng. Một số hợp đồng có thể là thuê theo tháng, trong khi những hợp đồng khác có thể kéo dài từ 10 đến 20 năm.
• Miễn phí/Giảm giá/Chiết khấu tiền thuê: Khi đàm phán hợp đồng thuê văn phòng bạn tuyệt đối không nên bỏ qua những thuật ngữ chính này. Bởi đây chính là các hình thức liên quan đến những ưu đãi như miễn phí một số tháng thuê, giảm giá, hoặc chiết khấu tiền thuê, áp dụng dựa trên các chính sách khuyến mãi được công bố bởi chủ mặt bằng. Những ưu đãi này thường được áp dụng vào đầu kỳ thuê hoặc trong những thời điểm cụ thể trong năm.
• Chi phí vận hành: Bên cạnh chi phí thuê cơ bản, các chi phí phát sinh hàng tháng như dịch vụ vệ sinh, mua sắm, khấu hao thiết bị văn phòng, tiện ích chung, và dịch vụ quản lý vận hành… thường được xem là chi phí biến đổi trong quá trình hoạt động và không được bao gồm trong giá thuê cơ bản.
• Điều chỉnh giá thuê hàng năm: Chủ cho thuê thường căn cứ vào biến động của thị trường, tỷ lệ lạm phát hoặc những thay đổi tích cực hoặc tiêu cực trong nền kinh tế để điều chỉnh mức giá trong một biên độ nhỏ, được sự đồng thuận của bên thuê.
• Gia hạn tự động: Đây là thỏa thuận cho phép tự động gia hạn hợp đồng sau khi hết thời hạn thuê. Trừ khi có ý kiến khác từ các bên trong khoảng thời gian đã thông báo trước. Các điều khoản trong hợp đồng sẽ tiếp tục có hiệu lực, trừ khi một trong hai bên yêu cầu đàm phán lại các điều khoản thuê.

Một số thuật ngữ chính cần biết trong hợp đồng thuê văn phòng

3. Bật mí cách đàm phán hợp đồng thuê văn phòng hiệu quả

Hợp đồng cho thuê sẽ luôn có nhiều điều khoản phức tạp nhưng vẫn có thể tìm thấy 1 nền tảng trung gian có lợi cho cả 2 bên. Khi các điều khoản đã được thống nhất thì phải đưa đầy đủ vào nội dung hợp đồng. Nếu bạn chưa biết quy trình đàm phán hợp đồng thuê văn phòng như thế nào để thành công thì có thể tham khảo các bước như dưới đây:

• Bước 1: Đọc kỹ và hiểu rõ các điều khoản quan trọng trong hợp đồng thuê. Bạn có thể tham khảo các hợp đồng thuê trước đây hoặc rút kinh nghiệm từ những người đã có kinh nghiệm để nắm rõ các điều khoản, chi phí, tiền thuê phải trả và các chi tiết liên quan khác.
• Bước 2: Khảo sát thị trường – nghiên cứu giá thuê cơ bản trong khu vực, mức tăng giá thuê, loại hình thuê, thời hạn thuê, và các ưu đãi từ chủ mặt bằng để bắt đầu tổng hợp thông tin.
• Bước 3: Xác định nhu cầu của bạn. Liệt kê các yêu cầu cụ thể mà bạn muốn đàm phán với bên cho thuê, dựa trên những thông tin đã thu thập được.
• Bước 4: Soạn thảo văn bản hoặc nội dung email doanh nghiệp, nêu rõ các mong muốn cần được đáp ứng, các điều kiện hiện có, và các cam kết khác nếu có. Nếu có cơ hội tạo ra lợi thế, đừng bỏ qua. Sự nỗ lực và kiên trì sẽ giúp bạn phát triển kỹ năng, củng cố mối quan hệ và tiết kiệm chi phí. Hãy phân tích các phương án mang lại lợi ích cho cả bạn và chủ mặt bằng.
• Bước 5: Đàm phán hợp đồng thuê văn phòng qua lại với bên cho thuê cho đến khi đạt được một thỏa thuận chung.
• Bước 6: Tiến hành ký kết hợp đồng thuê. Để đảm bảo chắc chắn, bạn có thể thuê luật sư kiểm tra lại các điều khoản pháp lý với một chi phí hợp lý. Sau khi hai bên đồng thuận, hợp đồng thuê văn phòng sẽ được ký kết.

Quy trình 6 bước để đàm phán hợp đồng thuê văn phòng hiệu quả, thành công

Đàm phán hợp đồng thuê văn phòng hiệu quả không chỉ mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp mà còn tránh được lãng phí về thời gian và tiền bạc. Trường hợp, các bạn đang cần hỗ trợ đàm phán hoặc có nhu cầu tìm kiếm văn phòng phù hợp cho công ty của mình, hãy liên hệ ngay với Propertyplus.vn - công ty tư vấn hàng đầu cho các doanh nghiệp có nhu cầu thuê văn phòng tại Hà Nội với chi phí tối ưu nhất.