Thuê Văn Phòng Cần Những Giấy Tờ Gì? Checklist Đầy Đủ Nhất 2025

Với hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn cho các doanh nghiệp tại Hà Nội, Propertyplus.vn hiểu rằng quá trình tìm kiếm không gian làm việc lý tưởng luôn đi kèm với những yêu cầu pháp lý phức tạp. Để đảm bảo quyền lợi, tránh mọi rủi ro tiềm ẩn, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là bước đi nền tảng không thể bỏ qua. Vậy, thuê văn phòng cần những giấy tờ gì để giao dịch diễn ra hợp pháp, an toàn? Bài viết này sẽ cung cấp một danh sách kiểm tra chi tiết, đầy đủ nhất.

1. Giấy tờ pháp lý từ phía bên cho thuê

Giấy tờ pháp lý từ phía bên cho thuê

Đây là bước xác minh đầu tiên, quan trọng nhất để đảm bảo bạn đang làm việc với một đối tác hợp pháp, có đầy đủ quyền hạn cho thuê bất động sản. Việc yêu cầu, kiểm tra kỹ lưỡng các giấy tờ bên cho thuê văn phòng sẽ giúp bạn tránh được các tranh chấp về quyền sở hữu hoặc lừa đảo.

• Đối với chủ sở hữu là cá nhân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân (bản sao công chứng), sổ hộ khẩu (bản sao công chứng), giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất (bản sao công chứng).
• Đối với chủ sở hữu là tổ chức/doanh nghiệp:
  • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng) để xác thực tư cách pháp nhân của công ty.
  • Giấy chứng nhận quyền sở hữu văn phòng (bản sao công chứng). Trong trường hợp họ là bên thuê lại, bạn cần yêu cầu hợp đồng thuê gốc để đảm bảo họ có quyền cho thuê lại mặt bằng.
  • Giấy ủy quyền hợp lệ (bản gốc hoặc sao y công chứng) nếu người đứng ra ký kết hợp đồng không phải là người đại diện theo pháp luật của tổ chức đó.

Ví dụ: Khi bạn làm việc với một công ty quản lý vận hành tòa nhà trong hệ thống cho thuê văn phòng tại Hà Nội, việc yêu cầu họ cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy ủy quyền từ chủ đầu tư là bắt buộc. Điều này xác nhận họ có đủ thẩm quyền để đại diện chủ đầu tư ký kết hợp đồng thuê văn phòng với bạn.

2. Giấy tờ pháp lý từ phía bên thuê

Giấy tờ pháp lý từ phía bên thuê

Để hoàn tất thủ tục thuê văn phòng, bạn cũng cần chuẩn bị một bộ hồ sơ pháp lý hoàn chỉnh của doanh nghiệp mình. Điều này không chỉ là yêu cầu từ phía cho thuê mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch của công ty bạn.

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng).
• Quyết định bổ nhiệm Giám đốc/Người đại diện theo pháp luật.
• Giấy giới thiệu có đóng dấu công ty, trong trường hợp người đi thực hiện giao dịch, ký kết không phải là người đại diện pháp luật.
• Căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật (bản sao công chứng).

Ví dụ: Trước khi ký hợp đồng, hãy đảm bảo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của bạn vẫn còn hiệu lực, địa chỉ đăng ký, người đại diện pháp luật khớp với thông tin thực tế. Bất kỳ sự sai lệch nào cũng có thể dẫn đến việc hợp đồng bị vô hiệu.

3. Hồ sơ liên quan trực tiếp đến văn phòng cho thuê

Hồ sơ liên quan trực tiếp đến văn phòng cho thuê

Để giúp bạn đánh giá kỹ lưỡng sự phù hợp, tính an toàn của không gian làm việc tiềm năng, các giấy tờ này cung cấp thông tin chi tiết về mặt bằng, cấu trúc tòa nhà. Việc xem xét kỹ lưỡng các tài liệu này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về không gian làm việc tương lai.

• Bản vẽ thiết kế mặt bằng văn phòng: Đây là tài liệu quan trọng để bạn nắm rõ diện tích sử dụng thực tế (diện tích net), cách bố trí không gian, vị trí cột, cửa sổ, các hệ thống kỹ thuật. Dựa vào đây, bạn có thể lên kế hoạch thiết kế nội thất hiệu quả.
• Giấy phép xây dựng: Đảm bảo tòa nhà được xây dựng hợp pháp, tuân thủ quy hoạch của thành phố.
• Hồ sơ về Phòng cháy chữa cháy (PCCC): Đây là yếu tố sống còn. Bạn cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp văn bản thẩm duyệt thiết kế, văn bản nghiệm thu về PCCC của tòa nhà. Theo quy định tại Nghị định 136/2020/NĐ-CP, đây là yêu cầu bắt buộc đối với các tòa nhà văn phòng để đảm bảo an toàn.
• Giấy tờ liên quan đến tiện ích: Hợp đồng hoặc các thông tin rõ ràng về việc cung cấp điện, nước, internet, điều hòa trung tâm...

Ví dụ: Việc yêu cầu bản vẽ mặt bằng chi tiết sẽ giúp bạn tính toán chính xác số lượng nhân sự có thể bố trí, tránh tình trạng thuê một diện tích nhưng không sử dụng được tối đa vì các góc chết hoặc vị trí cột không hợp lý.

4. Hợp đồng thuê văn phòng

Hợp đồng thuê văn phòng

Đây là tài liệu pháp lý quan trọng bậc nhất, chi phối trực tiếp quyền lợi và nghĩa vụ của cả bên cho thuê và bên thuê. Việc đọc hiểu kỹ lưỡng từng điều khoản trong hợp đồng thuê văn phòng là bước không thể bỏ qua trước khi bạn đặt bút ký kết.

Các điều khoản trọng yếu cần rà soát:

• Thông tin các bên: Đảm bảo thông tin của cả bên cho thuê và bên thuê phải được ghi chính xác tuyệt đối, trùng khớp với các thông tin trên giấy tờ pháp lý hiện hành.
• Đối tượng của hợp đồng: Xác định rõ ràng địa chỉ tòa nhà, số tầng, mã số văn phòng, diện tích thuê (cần phân biệt rõ diện tích net - diện tích sử dụng thực tế và diện tích gross - diện tích bao gồm cả phần diện tích chung của tòa nhà).
• Giá thuê và phương thức thanh toán: Ghi chi tiết giá thuê, các loại phí dịch vụ, thuế giá trị gia tăng (VAT), lịch thanh toán (thời gian thanh toán, hình thức thanh toán), và các điều khoản liên quan đến việc điều chỉnh giá thuê trong tương lai.
• Thời hạn thuê và điều khoản gia hạn: Xác định rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc hợp đồng, cũng như các điều kiện và thủ tục cần thiết để gia hạn hợp đồng khi hết thời hạn.
• Quyền và nghĩa vụ của các bên: Liệt kê đầy đủ các quyền và nghĩa vụ của cả bên cho thuê và bên thuê, bao gồm các quy định về việc sửa chữa, cải tạo mặt bằng, sử dụng các khu vực chung của tòa nhà (như hành lang, thang máy, nhà vệ sinh...).
• Điều khoản chấm dứt hợp đồng: Quy định rõ các trường hợp mà một trong hai bên có quyền chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, cũng như các mức phạt hoặc bồi thường áp dụng khi vi phạm hợp đồng.
• Giải quyết tranh chấp: Xác định cơ quan có thẩm quyền giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng (thường là tòa án có thẩm quyền).
• Phụ lục hợp đồng: Liệt kê chi tiết danh sách các trang thiết bị, nội thất được bàn giao kèm theo văn phòng cho thuê.

Ví dụ: Một kinh nghiệm thuê văn phòng quan trọng là phải chú ý đến điều khoản tăng giá hằng năm. Hãy đàm phán để có một tỷ lệ tăng giá cố định (ví dụ: không quá 10%/năm) thay vì một điều khoản mơ hồ "tăng giá theo thị trường", giúp bạn kiểm soát ngân sách tốt hơn.

5. Các giấy tờ khác cần lưu trữ

Các giấy tờ khác cần lưu trữ

Việc ký kết hợp đồng thuê văn phòng chỉ là bước khởi đầu. Để đảm bảo quyền lợi và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thuê, việc lưu trữ cẩn thận các giấy tờ liên quan là vô cùng cần thiết.

• Biên bản bàn giao văn phòng: Ghi chép chi tiết và chụp ảnh hiện trạng văn phòng (tường, sàn, trần, hệ thống điện, điều hòa,...) tại thời điểm nhận bàn giao. Biên bản này là bằng chứng quan trọng để xác định trách nhiệm sửa chữa hoặc bồi thường khi kết thúc hợp đồng thuê.
• Các hóa đơn, chứng từ thanh toán: Lưu giữ đầy đủ hóa đơn thanh toán tiền thuê, phí dịch vụ hàng tháng. Đây là cơ sở để đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết, đặc biệt là khi có sai sót hoặc tranh chấp về thanh toán.
• Giấy tờ bảo hiểm: Nếu bạn mua bảo hiểm cho tài sản hoặc trang thiết bị bên trong văn phòng, hãy lưu giữ cẩn thận các giấy tờ liên quan đến bảo hiểm để đảm bảo quyền lợi khi có sự cố xảy ra.

Ví dụ: Việc chụp ảnh các vết xước sẵn có trên sàn nhà hoặc tường và đính kèm vào biên bản bàn giao sẽ giúp bạn tránh được việc phải bồi thường cho những hư hỏng không phải do mình gây ra khi trả lại mặt bằng.

Tóm lại, việc chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ là một phần không thể tách rời của pháp lý khi thuê văn phòng. Hy vọng danh sách chi tiết trên đã giải đáp đầy đủ cho câu hỏi thuê văn phòng cần những giấy tờ gì, giúp bạn tự tin hơn trong quá trình giao dịch. Việc cẩn trọng ngay từ đầu chính là cách tốt nhất để bảo vệ quyền lợi, tạo ra một môi trường làm việc ổn định, hợp pháp cho doanh nghiệp. Để tìm hiểu sâu hơn về chiến lược đàm phán giá hoặc các tiêu chí lựa chọn văn phòng phù hợp tại Hà Nội, bạn có thể tham khảo các bài viết chuyên sâu khác tại Propertyplus.vn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: 

PROPERTYPLUS.VN

Địa chỉ: Tầng 06, tòa nhà Kinh Đô, 292 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 0865.364.866

Email: office@propertyplus.com.vn