#Bật Mí Lập Kế Hoạch Chuyển Văn Phòng Tiết Kiệm Chi Phí

Công ty bạn đang có ý định chuyển văn phòng? Bạn không biết làm thế nào để mọi việc diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, tiết kiệm thời gian và chi phí? Vậy còn chần chờ gì nữa mà không “bỏ túi” ngay mẫu kế hoạch chuyển văn phòng dưới đây. 

1. Các bước trong lập kế hoạch chuyển văn phòng

Kế hoạch chuyển văn phòng bao gồm các bước quan trọng sau.

1.1. Lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án bao gồm phác thảo các công việc cần làm, ai chịu trách nhiệm cho công việc nào, thời gian hoàn thành là bao lâu. Kế hoạch này có thể được lên từ 6 tháng hoặc từ 1 - 2 năm trước khi chuyển văn phòng. 

Kế hoạch chuyển văn phòng nên được lên từ trước, cách 6 tháng hoặc 1 - 2 năm để mọi thứ được chuẩn bị kỹ càng

=> Xem Thêm: Cho Thuê Văn Phòng Hà Nội - Tìm Kiếm Văn Phòng Làm Việc Dễ Dàng Hơn

1.2. Quyết định người phụ trách

Quyết định người phụ trách, thường là người có quyền hạn trong công ty và có khả năng tổ chức, sắp xếp giỏi. Họ có thể đại diện cho công ty và dễ dàng đưa ra các quyết định để đảm bảo mọi thứ được diễn ra thuận lợi, suôn sẻ. 

1.3. Thành lập một nhóm người phụ trách

Thành lập một nhóm người phụ trách với từng công việc rạch ròi, thời gian rõ ràng, mục tiêu cụ thể. Nhóm người này sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc liệt kê các nhiệm vụ di chuyển, trình tự công việc, thời gian thực hiện và hoàn thành,…

1.4. Thiết lập thời gian biểu

Thiết lập thời gian biểu sẽ bao gồm chọn ngày di chuyển, lắp đặt thiết bị, nội thất văn phòng,… Đồng thời, tính toán xem những công việc này sẽ mất thời gian bao lâu để không ảnh hưởng đến kế hoạch của doanh nghiệp. Nên có trong mẫu kế hoạch chuyển văn phòng.

1.5. Xác định ngân sách

Xác định ngân sách “tái định cư” cho văn phòng mới là bao nhiêu, bao gồm giá thuê mặt bằng, giá các dịch vụ thuê bên ngoài, các trang thiết bị mà văn phòng mới sẽ nâng cấp, thay mới,… Đừng quên dự trù thêm một khoản phí nếu có phát sinh.

Tính toán, dự trù ngân sách cho việc chuyển văn phòng là việc không bao giờ thừa

=> Xem thêm: Satellite Office Là Gì? Ưu Nhược Điểm Văn Phòng Vệ Tinh

1.6. Tìm thuê văn phòng mới

Tìm thuê văn phòng mới dựa trên nhu cầu, yêu cầu thực tế trong đó, quan trọng nhất là:

• Vị trí, diện tích, giá thuê, thời gian thuê.
• Hệ thống giao tầng, hạ tầng, bãi đỗ xe, thông tin liên lạc, phòng cháy chữa cháy,… tại văn phòng mới.
• Các yêu khác, chẳng hạn như phong thủy, tiện ích, tiện nghi, thương hiệu và mức độ chuyên nghiệp của tòa nhà. 

1.7. Lên kế hoạch cho văn phòng mới

Việc này sẽ phụ thuộc vào số lượng nhân viên công ty, số lượng trang thiết bị để làm việc,… Từ những yếu tố này, tiến hành lên sơ đồ vị trí nội thất, không gian làm việc,… Đảm bảo tính phong thủy, thẩm mỹ và tiện lợi cao nhất.

1.8. Trao đổi với mọi người và nhà cung cấp dịch vụ

Hãy trao đổi kế hoạch với mọi người trong công ty và với đơn vị cung cấp dịch vụ. Đối với nhà cung cấp dịch vụ thì hãy tìm hiểu ít nhà là 3 nhà cung cấp để có thể chọn được nhà cung cấp uy tín, chất lượng và giá tốt nhất.

Đừng quên trao đổi với mọi người về mẫu kế hoạch chuyển văn phòng của doanh nghiệp mình 

1.9. Thông báo đến các nhà cung cấp hiện tại

Thông báo đến các đơn vị liên quan về việc doanh nghiệp bạn sẽ chuyển tới văn phòng mới ở đâu, vào lúc nào,… Những đơn vị được thông báo có thể là công an khu vực, cơ quan thuế, đơn vị cung cấp dịch vụ cáp/ wifi/ điện thoại và cả các khách hàng, đối tác. Bạn có thể thông báo qua email, trên website hoặc các phương tiện thông tin đại chúng nếu cần thiết. 

2. Việc cần làm khi chuẩn bị chuyển văn phòng

Khi chuẩn bị chuyển văn phòng thì sẽ có rất nhiều việc cần làm. Trong đó, những việc dưới đây là quan trọng nhất.

2.1. Xem lại kế hoạch chuyển văn phòng

Hãy xem lại kế hoạch chuyển văn phòng đã lên trước đó. Đặc biệt lưu ý đến thời gian di chuyển, thiết kế nội thất, bố trí chỗ ngồi, dự trù kinh phí và các thủ tục thay đổi giấy tờ liên quan.

2.2. Xác định ngày giờ chuyển văn phòng

Ngày giờ chuyển văn phòng phải đảm bảo thuận lợi, không ảnh hưởng đến lịch trình của các nhân viên. Nhất là với những nhân viên có lịch gặp khách hàng, đối tác. Ngoài ra, nếu coi trọng phong thủy thì ngày giờ chuyển văn phòng nên là “ngày lành tháng tốt”

2.3. Liệt kê tài sản và phương án vận chuyển

Đây là việc vô cùng quan trọng và cần thiết, giúp doanh nghiệp tránh được những thiệt hại không đáng có. Đồng thời, có phương án đóng gói, vận chuyển và lắp đặt sao cho hiệu quả nhất. 

Luôn liệt kê chi tiết các tài sản của công ty để có phương án vận chuyển phù hợp, tránh thất lạc

2.4. Bàn giao mặt bằng văn phòng cũ

Tiến hành bàn giao mặt bằng văn phòng cũ cho chủ đầu tư/ bên cho thuê. Việc này cần có sự xác nhận bằng văn bản của 2 bên để tránh những phát sinh, tranh chấp về pháp lý sau này.

3. Việc cần làm trong giai đoạn chuyển sang văn phòng mới

Trong giai đoạn chuyển sang văn phòng mới thì quan trọng nhất chính là giám sát việc vận chuyển và kiểm kê tài sản. Theo đó, quá trình vận chuyển, nên phân công người theo dõi và giám sát. Đảm bảo thiết bị, nội thất văn phòng được vận chuyển an toàn. Sau đó, thực hiện kiểm kê tại văn phòng mới. Hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng hư hỏng, thất lạc.

4. Việc cần làm khi ổn định tại văn phòng mới

Khi đã ổn định tại văn phòng mới rồi thì sẽ có ít việc hơn, chỉ bao gồm dọn dẹp văn phòng (có thể thuê dịch vụ ngoài để tiết kiệm thời gian, đảm bảo sạch sẽ). Sau đó lắp đặt thiết bị và sắp xếp chỗ ngồi theo sơ đồ vị trí trong mẫu kế hoạch chuyển văn phòng.

Ổn định tại văn phòng mới, đảm bảo mọi thứ đúng như sơ đồ vị trí trong bản kế hoạch chuyển văn phòng 

Trên đây Propertyplus.vn tổng hợp mẫu kế hoạch chuyển văn phòng để bạn tham khảo và áp dụng. Hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong việc lên kế hoạch chuyển đến văn phòng mới sao cho nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả.