[Giải Đáp] Tiền Đặt Cọc Thuê Văn Phòng Hạch Toán Thế Nào?

Doanh nghiệp bạn đang tìm thuê văn phòng và không biết tiền đặt cọc thuê văn phòng hạch toán thế nào? Đặc biệt là khi đóng tiền đặt cọc thì bên cho thuê có xuất hóa đơn hay không? Nội dung bài viết bên dưới sẽ giúp bạn giải đáp cụ thể và chi tiết những thắc mắc này. 

1. Tiền đặt cọc thuê văn phòng là gì?

Tiền đặt cọc thuê văn phòng là số tiền mà doanh nghiệp (bên đi thuê) phải đóng cho công ty bất động sản/ chủ đầu tư/ chủ tòa nhà (bên cho thuê). Số tiền này thường có giá trị bằng 3 tháng tiền thuê văn phòng, có tác dụng xác nhận sẽ thuê văn phòng và thực hiện đầy đủ các cam kết, giao kết đã ký trong hợp đồng.

Tiền đặt cọc thuê văn phòng là khoản tiền doanh nghiệp phải đặt cọc cho bên cho thuê để cam kết thực hiện các giao kết trong hợp đồng

=> Xem thêm: Những Yếu Tố Quan Trọng Khi Thuê Văn Phòng Hà Nội

2. Tiền đặt cọc khác với tiền trả trước như thế nào?

Ngoài thắc mắc tiền đặt cọc thuê văn phòng hạch toán thế nào thì nhiều người còn nhầm lẫn tiền đặt cọc với tiền trả trước. Thực tế thì 2 khoản tiền này là hoàn toàn khác nhau. Theo đó:

- Tiền đặt cọc là số tiền mà bên đi thuê đặt cọc để thay cho lời cam kết sẽ thực hiện đầy đủ các giao kết trong hợp đồng. Hết thời hạn cho thuê, nếu bên đi thuê thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thì bên cho thuê sẽ trả lại số tiền đặt cọc này. 

- Tiền trả trước là số tiền mà bên đi thuê thanh toán (một phần hoặc tất cả) cho bên cho thuê trước khi đến thời hạn thực hiện nghĩa vụ đã ký kết trong hợp đồng. Hết thời hạn cho thuê thì số tiền này không được hoàn trả như tiền đặt cọc. 

Tuy nhiên, nếu trong thời gian cho thuê, bên cho thuê vi phạm nội quy hợp đồng thì phải trả loại khoản tiền trả trước này cho bên đi thuê. 

Tiền đặt cọc và tiền trả trước là 2 khoản tiền hoàn toàn khác nhau

=> Xem thêm: Phí Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Gồm Những Gì?

3. Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng - Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hoá đơn?

Đây là thắc mắc của rất đông doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp mới thành lập, đang có ý định thuê văn phòng. Theo đó, tiền đặt cọc thuê văn phòng hạch toán thế nào và nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không được pháp luật quy định rất rõ.

Cụ thể, theo Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ Tài chính gửi Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam thì: 

“Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này”.

Như vậy, khi nhận tiền đặt cọc thuê văn phòng của doanh nghiệp thì bên cho thuê không cần phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT). 

Tiền đặt cọc thuê văn phòng hạch toán thế nào là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp

=> Xem thêm: Cho Thuê Văn Phòng Thuế Suất 8 Hay 10

4. Hướng dẫn hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng

Dưới đây là hướng dẫn hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng mà các doanh nghiệp và bên cho thuê văn phòng cần nắm rõ để có thể hạch toán nhanh chóng và chính xác. 

4.1. Đối với doanh nghiệp đi thuê văn phòng (bên đặt cọc)

• Khi đặt tiền đặt cọc:

Nợ TK 244 (Nếu theo Thông tư 200).

Nợ TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133).

Có TK 111, 112.

• Khi nhận lại tiền đặt cọc:

Nợ TK 111, 112.

Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200).

Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133).

• Nếu doanh nghiệp đi thuê văn phòng thực hiện không đúng những gì đã giao kết thì bên cho thuê sẽ phạt và trừ vào khoản tiền đặt cọc:

Nợ TK 811 - Chi phí khác (số tiền bị trừ).

Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200).

Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133).

• Nếu doanh nghiệp đi thuê văn phòng dùng khoản tiền đặt cọc để thanh toán cho bên cho thuê:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người cho thuê.

Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200).

Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133).

4.2. Bên cho thuê văn phòng làm việc

• Khi nhận tiền đặt cọc:

Nợ TK 111, 112.

Có TK 344 (Nếu theo Thông tư 200).

Có TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133).

• Khi trả lại tiền đặt cọc:

Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200).

Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133).

Có TK 111, 112.

• Nếu doanh nghiệp đi thuê văn phòng thực hiện không đúng những gì đã giao kết thì sẽ khấu trừ vào tiền đặt cọc:

Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200).

Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133).

Có TK 711 - Thu nhập khác.

Như vậy, chúng ta đã cùng giải đáp thắc mắc tiền đặt cọc thuê văn phòng hạch toán thế nào và nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không. Mọi thắc mắc khác về vấn đề thuê/ cho thuê văn phòng, đừng quên truy cập vào Propertyplus.vn mỗi ngày để được giải đáp cụ thể và chi tiết.