#Văn Phòng Đại Diện Là Gì? Được Thành Lập Bao Nhiêu VPĐD?

Ngoài trụ sở chính thì rất nhiều doanh nghiệp lập thêm văn phòng đại diện. Vậy văn phòng đại diện là gì, có những chức năng nào, thủ tục đăng ký ra sao? Nếu bạn đang có những thắc mắc này, đừng bỏ qua nội dung bài viết bên dưới. 

1. Văn phòng đại diện là gì?

Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 thì: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”

Còn nói dễ hiểu thì văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, tức là phụ thuộc vào công ty mẹ, không có tư cách pháp nhân. Vì vậy mà các chức năng của văn phòng đại diện khá đơn giản. 

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân

=> Xem thêm: Tìm Kiếm Văn Phòng Cho Thuê Tại Hà Nội - Đáp Ứng Mọi Yêu Cầu Của Bạn

2. Chức năng của văn phòng đại diện

Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện thường nhằm mục đích muốn có một đơn vị phụ thuộc để đại diện cho công ty xúc tiến các hoạt động như: Quảng bá hình ảnh, giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ, tăng cường mối quan hệ với khách hàng. 

Nói chung, văn phòng đại diện đảm nhận các chức năng sau:

• Là văn phòng liên lạc giữa công ty với đối tác, khách hàng, đặc biệt là những đối tác mới, khách hàng mới. 
• Hỗ trợ công ty trong các hoạt động nghiên cứu thị trường, quảng bá hình ảnh, giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ,… để xúc tiến hoạt động kinh doanh. 
• Không trực tiếp mua bán, kinh doanh hàng hóa hay ký kết hợp đồng mua bán với bên thứ 3 nhằm mục đích thương mại. 
• Mọi nghĩa vụ tài chính của văn phòng đại diện đều do công ty mẹ chi trả, văn phòng không tự chủ về tài chính.

3. Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?

Biết được văn phòng đại diện là gì, vậy văn phòng đại diện có được ký kết hợp hay không? Câu trả lời là có. Theo đó, văn phòng đại diện có thể thay thế công ty mẹ để ký kết các hợp đồng phục vụ cho hoạt động của văn phòng, chẳng hạn như:

• Hợp đồng thuê nhà/ thuê văn phòng.
• Hợp đồng mua trang thiết bị, văn phòng phẩm.
• Hợp đồng lao động với người lao động sẽ làm việc tại văn phòng.

Nhưng cần nhắc lại, văn phòng đại diện không được ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, sản phẩm với bất kỳ bên thứ 3 nào nhằm mục đích thương mại. 

Văn phòng đại diện được ký một số hợp đồng phục vụ cho hoạt động của văn phòng 

=> Xem thêm: Bật Mí Lập Kế Hoạch Chuyển Văn Phòng Tiết Kiệm Chi Phí

4. Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không?

Như đã nói ở trên, văn phòng đại diện phụ thuộc hoàn toàn vào công ty mẹ, không có tư cách pháp nhân, không đăng ký mức vốn điều lệ công ty, cũng không có chức năng kinh doanh, bán hàng, phát sinh doanh thu. Vì vậy, văn phòng đại diện không được phép xuất hóa đơn.

5. Doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện?

Theo Khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020: “Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính”.

Như vậy, pháp luật không quy định mỗi doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện. Hay nói cách khác, doanh nghiệp không bị giới hạn trong việc thành lập văn phòng đại diện cả ở trong nước lẫn ở nước ngoài. 

Doanh nghiệp không bị giới hạn trong việc được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện 

6. Thủ tục đăng ký văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Dưới đây là thủ tục đăng ký văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Thủ tục này được áp dụng cho cả văn phòng đại diện của công ty có vốn Việt Nam và văn phòng đại diện của công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

6.1. Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ để thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện.
• Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện. 
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.
• Bản sao công chứng CCCD/ Hộ chiếu của Trưởng văn phòng đại diện.
• Giấy ủy quyền người nộp hồ sơ.
• Bản sao công chứng CCCD/ Hộ chiếu của người nộp hồ sơ. 

6.2. Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp trực tuyến hoặc tại Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, Sở KH&ĐT sẽ phản hồi kết quả.

• Hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện. 
• Hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký sẽ thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Người làm hồ sơ sẽ chỉnh sửa, bổ sung theo yêu cầu rồi nộp lại hồ sơ như các bước trên. 

6.3. Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện

Như đã nói, trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, Sở KH&ĐT sẽ phản hồi kết quả hồ sơ. Doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ. 

Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện khá đơn giản và nhanh chóng nếu hồ sơ đăng ký hợp lệ 

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì đơn giản hơn. Doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký để Phòng Đăng ký bổ sung thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia là được. 

Sau khi văn phòng đại diện được thành lập thì doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu cho VPĐD. Con dấu được sử dụng để ký kết hồ sơ, giấy tờ và một số hợp đồng trong phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện. 

Trên đây Propertyplus.vn đã tổng hợp những thông tin giúp bạn hiểu hơn về chức năng cũng như thủ tục đăng ký văn phòng đại diện. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo mọi thứ thuận lợi, bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ của các văn phòng luật hoặc các chuyên gia trong lĩnh vực.