#Thủ Tục Mở Văn Phòng Đại Diện Nhanh Chóng Từ A - Z

Doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện? Bạn không biết thủ tục mở văn phòng đại diện bao gồm những gì, quy trình ra sao? Bài viết hôm nay sẽ giải đáp “tất tần tật” những thông tin liên quan đến vấn đề này. 

1. Quy trình thành lập văn phòng đại diện

Hiện nay, Nhà nước luôn tạo điều kiện để các doanh nghiệp được mở văn phòng đại diện dễ dàng, nhanh chóng. Vì vậy mà quy trình và thủ tục mở văn phòng đại diện cũng khá đơn giản.

• Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành đăng ký doanh kinh tại cơ quan đăng ký kinh doanh của quốc gia. Hoặc tại cơ quan đăng ký kinh doanh của địa phương - nơi sẽ thành lập văn phòng đại diện.
• Bước 2: Bắt đầu tìm kiếm địa điểm và tiến hành các thủ tục thuê mặt bằng, thuê văn phòng để mở văn phòng đại diện.
• Bước 3: Đăng ký thuế với cơ quan thuế của quốc gia hoặc cơ quan thuế địa phương - nơi sẽ thành lập văn phòng đại diện. Sau khi đăng ký sẽ được cấp mã số thuế. 
• Bước 4: Đăng ký với các cơ quan chức năng để được cấp giấy phép hoạt động. Các cơ quan này thường là Bộ Công thương, Bộ Ngoại giao,…
• Bước 5: Lập hồ sơ thành lập văn phòng đại diện rồi nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký của Sở KH&ĐT nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
• Bước 6: Chờ Sở KH&ĐT phản hồi, trả kết quả. Nếu hồ sơ hợp lệ thì sẽ được xét duyệt và cấp giấy phép hoạt động.
• Cuối cùng: Đăng ký với các cơ quan chức năng khác nếu cần thiết. Lúc này, văn phòng đại diện đã có thể đi vào hoạt động. 

Quy trình, thủ tục mở văn phòng đại diện hiện nay khá đơn giản, nhanh chóng, tạo sự thuận tiện nhất cho doanh nghiệp

=> Xem thêm: Tìm Kiếm Văn Phòng Cho Thuê Tại Hà Nội - Đáp Ứng Mọi Yêu Cầu Của Bạn

2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty

Để thành lập văn phòng đại diện thì doanh nghiệp bạn cần đảm bảo các điều kiện sau đây.

• Văn phòng đại diện có đầy đủ chức năng theo ủy quyền của doanh nghiệp, tuy nhiên, lưu ý là không có chức năng kinh doanh.
• Tên của văn phòng đại diện phải được đặt đúng theo quy định của pháp luật, là tên của doanh nghiệp kèm cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Trụ sở của văn phòng đại diện tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật. 
• Biển hiệu của văn phòng đại diện là chữ in hoa hoặc viết với khổ nhỏ hơn khổ chữ của công ty mẹ. 

3. Điều cần biết trước khi thành lập văn phòng đại diện

Ngoài việc nắm rõ các thủ tục đăng ký văn phòng đại diện thì trước khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần trả lời được những câu hỏi sau. 

• Người đứng tên để thành lập văn phòng đại diện là ai: Giám đốc, các chức danh quản lý khác hay bất kỳ người nào có đầy đủ năng lực dân sự và không vi phạm pháp luật.
• Có cần khắc con dấu mới cho văn phòng đại diện hay không: Điều này sẽ tùy thuộc vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
• Chức năng của văn phòng đại diện là gì: Thường là để giao dịch và tiếp thị, không có chức năng kinh doanh, phát sinh hoạt động thương mại.
• Văn phòng đại diện hạch toán thuế về đâu: Phụ thuộc hoàn toàn vào công ty mẹ.
• Thủ tục kê khai thuế, cần đóng bao nhiêu thuế cho văn phòng đại diện: Hiện nay, mức đóng thuế môn bài cho văn phòng đại diện là 1.000.000 VNĐ/năm.
• Văn phòng đại diện có được phát hành hóa đơn đỏ hay không: Văn phòng đại diện không có chức năng phát hành và xuất hóa đơn đỏ. 

Trước khi mở văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý đến nhiều vấn đề quan trọng

=> Xem thêm: 99+ Thiết Kế Quầy Lễ Tân Văn Phòng Đẹp & Hiện Đại

4. Các bước thủ tục đăng ký văn phòng đại diện

Thủ tục đăng ký văn phòng đại diện bao gồm các bước sau.

• Chuẩn bị giấy tờ thành lập văn phòng đại diện.
• Chuẩn bị thông tin thành lập văn phòng đại diện.
• Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
• Nộp hồ sơ cho cơ quan chức năng tại địa phương doanh nghiệp muốn mở văn phòng đại diện.
• Sau 3 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả. Nếu hồ sơ hợp lệ thì sẽ được cấp Giấy chứng nhận, Giấy phép hoạt động. 
• Doanh nghiệp kê khai thuế môn bài và nộp thuế cho văn phòng đại diện (1.000.000 VNĐ/năm).  

5. Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

Các bước tiếp theo của thủ tục mở văn phòng đại diện. Sau khi văn phòng đại điện được cấp Giấy chứng nhận, Giấy phép hoạt động thì doanh nghiệp sẽ tiến hành các công việc sau.

• Khắc con dấu (có thể khắc mới hoặc không, tùy nhu cầu). Nếu có khắc mới thì công bố mẫu dấu. 
• Treo biển hiệu tại trụ sở của văn phòng đại diện.
• Mở tài khoản ngân hàng cho văn phòng đại diện.
• Đăng báo (báo giấy hoặc báo điện tử) trong 3 số liên tiếp với thời hạn là 45 ngày kể từ ngày được cấp cấp Giấy chứng nhận, Giấy phép hoạt động.
• Thông báo cho Sở Công thương về ngày mở cửa hoạt động, đảm bảo trong thời hạn 45 ngày như đã đăng ký.
• Báo cáo cho Sở Công thương bằng văn bản về hoạt động của văn phòng đại diện hàng năm. 
• Nếu có sự thay đổi về nhân sự thì văn phòng đại diện phải gửi báo cáo kèm theo bản sao những tài liệu có liên quan đến cơ quan cấp Giấy phép hoạt động. Thời hạn trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. 
• Thực hiện nộp thuế thu nhập cá nhân cho Trưởng văn phòng, nhân viên văn phòng đại diện (nếu có).

Sau khi mở văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục cần thiết theo quy định

6. Ưu điểm, nhược điểm của việc thành lập văn phòng đại diện

6.1. Ưu điểm của văn phòng đại diện

• Thủ tục mở văn phòng đại diện đơn giản, nhanh chóng. Doanh nghiệp không bị giới hạn trong việc thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện. 
• Doanh nghiệp có thêm một trụ sở để thuận tiện trong việc liên hệ, giao tiếp, làm việc với khách hàng, đối tác.
• Văn phòng đại diện có thể là nơi trưng bày sản phẩm, dịch vụ để tiếp cận được với khách hàng địa phương dễ hơn, hiệu quả hơn.
• Thuế môn bài của văn phòng đại diện cố định hàng năm, giảm được “gánh nặng” cho doanh nghiệp.

6.2. Nhược điểm của văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không được mua bán hay phát sinh thương mại với bất kỳ bên thứ 3 nào.
• Văn phòng đại diện không được ký kết hợp đồng mua bán, cũng không được phép phát hành và xuất hóa đơn đỏ. 

Văn phòng đại diện có những ưu và nhược điểm nhất định, doanh nghiệp cần nắm rõ để có quyết định đúng đắn 

7. Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện?

Điều này tùy thuộc vào mục tiêu, chiến lược và quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Bởi chi nhánh và văn phòng đại diện có sự khác nhau cơ bản về chức năng và hoạt động. 

Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô, và mô hình mở rộng có chức năng kinh doanh sinh lời, được ký kết hợp đồng thương mại thì nên thành lập chi nhánh. Chi nhánh có thể thực hiện một phần hay thậm chí là toàn bộ chức năng của công ty mẹ.

Ngược lại, nếu mở trụ sở để liên lạc khách hàng, đối tác; tiếp thị sản phẩm, dịch vụ thì chỉ cần thành lập văn phòng đại diện là được. Vừa giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như không cần phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp.

Nếu vẫn còn thắc mắc hay do dự, doanh nghiệp có thể tìm đến sự tư vấn của các chuyên gia, luật sư. Trên cơ sở nhu cầu, yêu cầu, họ sẽ giúp doanh nghiệp có được quyết định đúng đắn nhất. 

Trên đây Propertyplus.vn đã tổng hợp những thông tin giúp bạn có thể nắm được thủ tục mở văn phòng đại diện là như thế nào. Qua đó, có sự chuẩn bị tốt nhất nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện.