#Ưu Nhược Điểm Của Văn Phòng Ảo Là Gì? Doanh Nghiệp Nên Biết

Rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn mô hình văn phòng ảo cho hoạt động kinh doanh. Vậy ưu nhược điểm của văn phòng ảo là gì? Làm sao để thuê văn phòng ảo chất lượng và uy tín? Câu trả lời sẽ có trong nội dung bài viết bên dưới. 

1. Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo có tên tiếng Anh là Virtual Office. Và đúng như tên gọi, đây chỉ là văn phòng được sử dụng để đăng ký kinh doanh, cung cấp địa chỉ liên hệ. Ngoài ra, không có diện tích thực tế và cũng không được trang bị đầy đủ trang thiết bị của một văn phòng làm việc.

Văn phòng ảo rất thịnh hành trên thế giới. Ở Việt Nam, mô hình này vẫn còn khá mới mẻ, chỉ thực sự được biết đến nhiều kể từ khi đại dịch Covid-19 hoành hành. Lúc này, các doanh nghiệp ưu tiên cho nhân viên làm việc ở nhà để hạn chế lây nhiễm bệnh. Tuy nhiên, vẫn cần có một văn phòng để thuận tiện cho khách hàng, đối tác liên hệ. 

Văn phòng ảo là văn phòng được dùng để đăng ký kinh doanh và cung cấp địa chỉ liên hệ

=> Xem thêm: Tại Sao Thuê Văn Phòng Ảo Hà Nội Đang Trở Thành Xu Hướng Mới?

2. Ưu điểm khi thuê văn phòng ảo làm việc

Biết được văn phòng ảo là gì, vậy thì ưu nhược điểm của văn phòng ảo ra sao? Theo đó, mô hình văn phòng này sở hữu những ưu điểm nổi bật sau.

2.1. Tối ưu chi phí

Với văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí hoạt động và vận hành. Bởi doanh nghiệp chỉ cần thuê một địa chỉ để đăng ký kinh doanh và làm thông tin liên hệ. Còn lại, phía cung cấp dịch vụ cho thuê sẽ lo từ A đến Z cho các trang thiết bị, tiện ích đi kèm.

2.2. Địa chỉ uy tín

Khi thuê văn phòng ảo tại các tòa nhà văn phòng ở vị trí trung tâm thành phố, doanh nghiệp “nghiễm nhiên” có được một địa chỉ liên hệ uy tín. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp cũng như gia tăng sự tin cậy đối với khách hàng và đối tác.

2.3. Nội thất và tiện nghi đầy đủ

Không gian làm việc của văn phòng ảo được thiết kế hài hòa, khoa học. Thiết bị nội thất và tiện nghi đầy đủ, hiện đại. Khi có nhu cầu gặp gỡ, giao dịch với khách hàng thì doanh nghiệp chỉ cần đặt lịch tại văn phòng ảo và thoải mái sử dụng các tiện ích, tiện nghi này.

Văn phòng ảo được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi tính tiết kiệm cùng hàng loạt lợi ích khác 

=> Xem thêm: 9+ Phòng Họp Có Máy Chiếu Hiện Đại Giá Tốt Nhất Hà Nội

2.4. Không gian làm việc linh hoạt

Văn phòng ảo không đòi hỏi nhân viên phải làm việc tại một vị trí cố định trong suốt 8 tiếng đồng hồ mỗi ngày. Thay vào đó, các nhân viên được toàn quyền quyết định mình sẽ làm việc ở đâu, vào lúc nào, miễn sao đảm bảo tiến độ công việc và hoàn thành mọi kế hoạch, mục tiêu đã đề ra.

2.5. Mở rộng thị trường dễ dàng

Việc kết nối với khách hàng tiềm năng tại các vị trí địa lý thuận lợi sẽ giúp doanh nghiệp mở rộng được thị trường và đẩy mạnh hoạt động kinh doanh. Đây cũng chính là một trong những ưu điểm không thể không nhắc đến của mô hình văn phòng ảo. 

3. Nhược điểm khi thuê văn phòng ảo

Tuy sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật nhưng văn phòng ảo cũng tồn tại một số hạn chế nhất định.

3.1. Pháp lý hạn chế

Trên phương diện pháp lý, mô hình văn phòng ảo vẫn có nhiều bất cập mà doanh nghiệp cần hết sức lưu ý. Trước hết, khâu cấp giấy phép kinh doanh cho dịch vụ này chưa thực sự rõ ràng. Vì vậy mà khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch với khách hàng, đối tác có thể gặp chút khó khăn và bất tiện.

Tính pháp lý của văn phòng ảo là một trong những vấn đề mà doanh nghiệp cần hết sức lưu tâm

 

=> Xem thêm:

• Văn Phòng Ảo Có Hợp Pháp Không?

• Thiết Kế Văn Phòng Ảo Tiết Kiệm Như Thế Nào?

• Văn Phòng Ảo Có Được Đăng Ký Kinh Doanh Không?

3.2. Dùng chung với các doanh nghiệp khác

Một nhược điểm khác của văn phòng ảo chính là các doanh nghiệp sẽ phải dùng chung với nhau. Trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng văn phòng để họp hay gặp khách hàng thì sẽ phải đặt lịch trước. Nếu đã có doanh nghiệp khác đặt lịch thì buộc phải thay đổi kế hoạch. 

4. Lưu ý và kinh nghiệm thuê văn phòng ảo Hà Nội

Qua những phân tích ưu nhược điểm của văn phòng ảo, chắc hẳn doanh nghiệp cũng đã “bỏ túi” được một vài kinh nghiệm khi chọn thuê.

4.1. Tìm hiểu kỹ đơn vị cho thuê

Đây là việc quan trọng đầu tiên và không bao giờ thừa. Bởi tìm hiểu càng kỹ thì càng tránh được những rủi ro và sự cố không mong muốn sau này. Theo đó, đơn vị cho thuê văn phòng ảo phải có uy tín trên thị trường, giá cho thuê hợp lý, các tiện ích và dịch vụ đi kèm đa dạng. Có như vậy thì mới đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp.

4.2. Nội dung cho thuê rõ ràng, chi tiết

Trong hợp đồng cho thuê văn phòng ảo phải thể hiện đầy đủ các nội dung, thông tin quan trọng sau:

• Thông tin về bên thuê và bên cho thuê (tên, địa chỉ liên lạc,…).
• Thông tin cụ thể về địa chỉ cho thuê văn phòng ảo. 
• Giá trị thời gian của bản hợp đồng thuê văn phòng ảo. 
• Chi phí thuê văn phòng ảo và các khoản phát sinh nếu có. 
• Các quy định về việc thanh lý hợp đồng hoặc đền bù nếu các bên vi phạm. 

Ngoài ra, tùy vào điều kiện thực tế mà nội dung hợp đồng có thể có thêm nhiều thông tin khác. Doanh nghiệp và bên cho thuê cần bàn bạc, thảo luận và thỏa thuận để đi đến thống nhất. Nói chung, càng rõ ràng, cụ thể và chi tiết thì càng tốt, tránh những tranh chấp về sau. 

Có nhiều vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi chọn thuê văn phòng ảo như địa điểm, giá thuê, thời gian thuê,… 

4.3. Địa điểm đặt văn phòng ảo thuận lợi

Nên chọn thuê những văn phòng ảo có địa điểm thuận lợi, có thể là khu vực trung tâm thành phố, ngoài mặt tiền, trên đường lớn,… Tuy giá thuê cao hơn một chút sẽ rất thuận tiện khi khách hàng, đối tác liên hệ để gặp gỡ, giao dịch.

4.4. Thời gian thuê văn phòng ảo

Điều này tùy thuộc vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Nhưng thường thì doanh nghiệp chỉ nên thuê tối đa trong 12 tháng, nếu sau này có nhu cầu thì ký hợp đồng thuê tiếp. Còn nếu doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi mô hình kinh doanh thì cũng dễ dàng thanh lý hợp đồng. 

5. Property Plus - Địa chỉ cho thuê văn phòng ảo giá rẻ tại Hà Nội

Quý doanh nghiệp có nhu cầu thuê văn phòng ảo chất lượng, giá tốt, đừng quên liên hệ đến Property Plus. Được thành lập từ năm 2011, đến nay, Property Plus đã và luôn trở thành sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp có nhu cầu thuê văn phòng nói chung và văn phòng ảo nói riêng tại Hà Nội.

Văn phòng ảo do Propertyplus.vn cung cấp nằm tại vị trí đắc địa, được trang bị hàng loạt dịch vụ tiện ích đi kèm. Doanh nghiệp khi thuê sẽ được sử dụng miễn phí, hỗ trợ tốt nhất các hoạt động kinh doanh, giao dịch của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm chắc chắn sẽ mang đến cho quý doanh nghiệp giải pháp phù hợp nhất và tiết kiệm nhất. Chúng tôi hỗ trợ 24/7, trước, trong và sau khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Vì vậy, khách hàng hoàn toàn an tâm và hài lòng khi lựa chọn chúng tôi.

Ngay từ bây giờ, liên hệ với Property Plus qua kênh thông tin dưới để hiểu hơn về ưu nhược điểm của văn phòng ảo. Đồng thời, được giải đáp mọi thắc mắc khác khi có nhu cầu thuê văn phòng tại khu vực Hà Nội. 

Thông tin liên hệ: 

PROPERTYPLUS.VN

Địa chỉ: Tầng 06, tòa nhà Kinh Đô, 292 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 0865.364.866

Email: office@propertyplus.com.vn