#Xu Hướng Thiết Kế Văn Phòng Ảo Tiết Kiệm Tối Đa Cho DN

Thiết kế văn phòng ảo là một trong những xu hướng thiết kế văn phòng đang rất được yêu thích hiện nay. Nhưng liệu bạn có biết văn phòng ảo mang đến những lợi ích gì và phù hợp với những doanh nghiệp nào? Cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!

1. Mô hình văn phòng ảo là gì?

Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động giao dịch, tiếp thị, làm việc,… Đồng thời, cũng là nơi đại diện đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, vì một số lý do nào đó mà các doanh nghiệp không có văn phòng thực tế, lúc này, văn phòng ảo chính là nơi kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong tiếng Anh, văn phòng ảo được gọi là Virtual Office. Đây thực chất là chỉ địa điểm để đăng ký kinh doanh, không có diện tích thực tế hay trang bị máy móc, thiết bị hoàn chỉnh như văn phòng truyền thống. Trong một số trường hợp thì văn phòng này chỉ được dùng để họp hội. 

Các nhân viên sẽ không đến văn phòng ảo mà làm việc tại nhà. Mọi người kết nối, trao đổi với nhau thông qua mạng Internet. Khách hàng liên hệ, làm việc với nhân viên kinh doanh, nhân viên chăm sóc khách hàng thông qua hotline, email, fanpage,… Nói chung, sẽ không gặp mặt trực tiếp tại một không gian cụ thể. 

Văn phòng ảo là địa điểm đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, có nhiều điểm khác biệt so với văn phòng truyền thống

=> Xem thêm: Nên Thuê Văn Phòng Ảo Hà Nội Ở Đâu Chuyên Nghiệp?

2. Những bộ phận chính của thiết kế văn phòng ảo

Một thiết kế văn phòng ảo có thể có nhiều bộ phận khác nhau, trong đó, nhất định không thể thiếu các bộ phận sau:

• Địa chỉ văn phòng: Địa chỉ này được dùng để đăng ký kinh doanh, được nhà nước cấp phép. Và doanh nghiệp sẽ nhận thư từ, tài liệu, hồ sơ của khách hàng, đối tác, cơ quan có thẩm quyền,… thông qua địa chỉ này.
• Lễ tân, chăm sóc khách hàng: Bộ phận này làm việc từ xa, có nhiệm vụ tiếp nhận và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng hay bất kỳ ai liên hệ đến hotline, email, fanpage,…
• Hệ thống điện thoại và thư kỹ thuật số: Bao gồm các máy móc, thiết bị, phần mềm hỗ trợ quá trình vận hành của văn phòng ảo. Và dưới sự hỗ trợ của hệ thống này, doanh nghiệp sẽ gia tăng được sự tiếp cận với khách hàng, người dùng. 

=> Xem thêm:

• Văn Phòng Ảo Có Hợp Pháp Không?

• Ưu Nhược Điểm Của Văn Phòng Ảo Là Gì?

• Văn Phòng Ảo Có Được Đăng Ký Kinh Doanh Không?

3. Thiết kế văn phòng ảo mang lại lợi ích gì?

Tại sao thiết kế văn phòng ảo đang trở thành xu hướng hiện nay? Đó là nhờ vào những lợi ích nổi bật sau.

3.1. Tiết kiệm chi phí

Đây chính là lợi ích lớn nhất của mô hình văn phòng ảo. Rõ ràng, văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí khổng lồ cho việc thuê mặt bằng, thuê văn phòng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không phải tốn kém chi phí nhiều cho việc đầu tư và vận hành như văn phòng truyền thống.

Còn đối với nhân viên, được làm việc tại nhà sẽ giúp họ tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc đi lại. Trường hợp được công ty hỗ trợ thiết bị làm việc, thanh toán một phần hóa đơn tiền điện hàng tháng,… thì càng tối ưu được chi phí.

Lợi ích lớn nhất của thiết kế văn phòng ảo là giúp tiết kiệm chi phí cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động

3.2. Tạo sự thoải mái

Hầu hết các nhân viên đều cảm thấy bí bách, ngột ngạt khi làm việc trong môi trường gò bó, khắt khe. Ngược lại, khi được tự quyết định nơi làm việc và làm việc tại nhà, họ sẽ cảm thấy thoải mái, linh hoạt hơn. Điều này là rất phù hợp với những người hướng nội, không thích những nơi tụ tập đông người.

3.3. Gia tăng hiệu quả công việc

Chính vì được làm việc trong môi trường linh hoạt (tại nhà, quán cà phê hay thậm chí là khi đang đi du lịch) mà các nhân viên cảm thấy thú vị hơn, tiện lợi hơn. Nhờ đó, góp phần gia tăng hiệu quả công việc, nhất là những công việc thiên về sáng tạo, sáng tác. 

3.4. Tạo dựng sự chuyên nghiệp

Thiết kế văn phòng ảo như một “làn gió mới” hiện nay. Doanh nghiệp nào áp dụng mô hình này cho thấy doanh nghiệp đó biết nắm bắt xu hướng và đi kịp thời đại. Thay vì nhàm chán, quen thuộc với văn phòng truyền thống, văn phòng ảo mang đến sự mới mẻ, lạ lẫm, đồng thời tạo dựng được hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác.

Văn phòng ảo cũng giúp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác 

4. Thiết kế văn phòng ảo phù hợp cho doanh nghiệp nào?

Thiết kế văn phòng ảo thường là sự lựa chọn của các doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập, ngân sách không nhiều. Để tối ưu chi phí hoạt động, cắt giảm ngân sách đầu tư thì văn phòng ảo là giải pháp không thể phù hợp hơn. 

Ngoài ra, các doanh nghiệp lớn muốn mở rộng thị trường, các doanh nghiệp nước ngoài muốn thăm dò thị trường trước khi quyết định thành lập chi nhánh mới thì cũng có thể lựa chọn mô hình văn phòng ảo. Bên cạnh đó, văn phòng ảo cũng rất phù hợp với các nhóm Freelancer đang làm việc trong nhiều lĩnh vực. 

Đặc biệt, trong bối cảnh xã hội cần thực hiện giãn cách, hạn chế ra ngoài và tụ tập như thời kỳ dịch Covid-19 hoành hành thì văn phòng ảo là lựa chọn không thể bỏ qua. Mọi người không cần gặp mặt trực tiếp nên sẽ hạn chế được nguy cơ lây nhiễm bệnh cho bản thân, gia đình. 

Văn phòng ảo thích hợp với công ty nhỏ, doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường tại các khu vực mới

Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp đòi hỏi tính bảo mật cao, gặp gỡ và giao dịch với khách hàng nhiều thì không nên áp dụng mô hình văn phòng này. Chẳng hạn như ngân hàng, công ty tài chính, công ty bất động sản, công ty kinh doanh ô tô,… Lúc này, văn phòng ảo vừa không kiểm soát được quá trình vận hành, vừa gây khó khăn cho đối tác, khách hàng đến giao dịch.

Theo Propertyplus.vn, thiết kế văn phòng ảo là sự lựa chọn lý tưởng của các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí hoạt động. Mô hình văn phòng này mang đến nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Do đó, các doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn nếu xét thấy phù hợp.