Văn phòng là gì? Công việc nhân viên văn phòng là làm gì?

Văn phòng là sự tồn tại cực kỳ quan trọng của nhiều công ty, tổ chức khác nhau với nhiệm vụ đặc thù. Vậy thực chất văn phòng là gì? Công việc, hoạt động thường nhật của nhân viên văn phòng là làm gì? Hãy cùng Property Plus giải đáp ngay qua bài viết dưới đây nhé!

1. Văn phòng là gì?

Văn phòng là một trong những không gian làm việc chuyên nghiệp với đầy đủ các loại máy móc, trang thiết bị hiện đại. Khi bất kỳ ai được yêu cầu định nghĩa văn phòng là gì thì người ta thường sẽ nghĩ ngay đến một nơi làm việc sạch sẽ, mát mẻ, thoải mái.

Tại đây, nhân viên sẽ làm việc chủ yếu về mặt sổ sách, giấy tờ với các thiết bị in ấn, máy vi tính,... Văn phòng là nơi làm việc của nhiều công ty, tổ chức trong đủ mọi lĩnh vực từ kinh doanh, thương mại đến dịch vụ, sản xuất.

Văn phòng là gì? Tại sao nhiều người thuê văn phòng?

Hiện nay, văn phòng thường được thiết kế với nhiều loại hình khác nhau để đáp ứng nhu cầu sử dụng của nhiều đơn vị. Đặc biệt văn phòng được xây dựng dưới dạng toà nhà văn phòng theo cụm như một đặc khu tổ hợp.

2. Tầm quan trọng của văn phòng với doanh nghiệp

Văn phòng được thiết kế để đáp ứng nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp khác nhau. Ngoài việc phục vụ nhu cầu làm việc thường nhật thì nơi đây còn có nhiều ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp như là:

2.1 Cung cấp một không gian làm việc chuyên nghiệp hiệu quả

Văn phòng có thể là một bộ phận, phòng ban hoặc là trụ sở, trung tâm hoạt động hành chính của công ty. Đây là nơi tập trung các hoạt động có tính chiến lược, quyết định quan trọng của doanh nghiệp.

Các hoạt động như quản lý, lập kế hoạch, nhân sự, marketing, tiếp xúc khách hàng sẽ diễn ra phần lớn tại văn phòng. Một văn phòng chuyên nghiệp với hạ tầng cơ sở đầy đủ sẽ giúp công việc trôi chảy, thông suốt hơn.

2.2 Bộ mặt của doanh nghiệp

Văn phòng còn được xem là bộ mặt của doanh nghiệp khi là nơi giao tiếp liên lạc với đối tác, khách hàng. Thông qua không gian văn phòng đối tác, khách hàng sẽ đánh giá mức độ chuyên nghiệp, uy tín của công ty.

Điều này sẽ góp phần củng cố lòng tin của khách hàng, nhân viên và mọi người đối với doanh nghiệp. Vì thế việc thuê văn phòng tại những địa điểm vàng giúp doanh nghiệp có thêm lợi thế về giao thông, cơ sở hạ tầng cũng như tăng cơ hội nhận diện với các đối tác.

Tầm quan trọng của văn phòng đối với doanh nghiệp

2.3 Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên

Một văn phòng được thiết kế tối ưu sẽ giúp nhân viên làm việc thoải mái, nâng cao tinh thần và làm việc hiệu quả hơn. Đồng thời, nơi làm việc chuyên nghiệp như văn phòng sẽ tạo không gian tách biệt, trách bị tác động ảnh hưởng bởi những yếu tố bên ngoài.

3. Các loại hình văn phòng

Loại hình văn phòng hiện nay có mức độ đa dạng cao bởi được sử dụng bởi các đơn vị, tổ chức với mục đích riêng biệt. Cụ thể, để biết rõ hơn loại hình văn phòng là gì hãy cùng Property Plus tham khảo một số ví dụ sau đây:

3.1 Văn phòng chức năng

Văn phòng chức năng là một dạng văn phòng làm việc chuyên nghiệp, có quy mô và thường thuộc quyền quản lý của cơ quan nhà nước. Điển hình của dạng văn phòng này có thể nhắc đến như Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Công chứng, Văn phòng nhà đất,...

3.2 Văn phòng làm việc

Văn phòng làm việc là loại văn phòng được thiết kế để làm việc. Văn phòng này có thể thuộc một tòa nhà văn phòng, một gian phòng, căn hộ được thiết kế như một nơi làm việc.

3.3 Văn phòng ảo

Văn phòng ảo là loại văn phòng có diện tích nhỏ gọn, nằm ở vị trí trung tâm được các công ty nhỏ, doanh nghiệp nước ngoài sử dụng. Vậy trường hợp này văn phòng là làm gì? Loại văn phòng này thường được dùng làm văn phòng đại diện, tiếp khách hỗ trợ khách hàng.

Có nhiều loại hình văn phòng khác nhau

3.4 Văn phòng làm việc truyền thống

Văn phòng làm việc truyền thống là loại phổ biến hơn cả và có tính ổn định lâu dài. Chủ doanh nghiệp có thể lựa chọn thiết kế theo ý muốn của mình để tạo không gian thoải mái, yên tĩnh cho nhân viên của mình.

3.5 Văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ là loại hình văn phòng sử dụng chung của một hoặc nhiều công ty khác nhau. Hình thức này sẽ giúp các đơn vị không chuyên về mảng văn phòng có nơi gặp gỡ khách hàng chỉn chu mà vẫn tiết kiệm chi phí.

4. Nhân viên văn phòng là gì?

Sau những thông tin này bạn đã có thể định nghĩa được nhân viên văn phòng là gì hay chưa? Nhân viên văn phòng là người làm việc tại các văn phòng với các nhiệm vụ liên quan đến sổ sách, giấy tờ, vi tính hay còn được gọi là hành chính, văn thư.

Hiện nay, khái niệm nhân viên văn phòng ngày càng rộng rãi hơn khi sự chuyên biệt của nhiều vị trí việc làm trong văn phòng. Đối với các công ty sản xuất thì nhân viên văn phòng có thể ở phòng ban nhỏ, ngược lại với các công ty dịch vụ, công ty quy mô lớn thì tỷ lệ nhân viên văn phòng sẽ chiếm phần đông.

5. Danh sách công việc các nhóm nhân viên văn phòng

Nếu bạn vẫn chưa rõ về khái niệm nhân viên văn phòng là gì và nhân viên văn phòng làm gì thì hãy cùng đến với danh sách công việc cụ thể dưới đây:

• Lễ tân văn phòng

Đây là một dạng nhân viên văn phòng thường gặp ở nhiều công ty, đặc biệt là các công ty lớn, công ty thiên về dịch vụ. Nhóm nhân viên này sẽ phụ trách việc chào hỏi, tiếp khách và xử lý các thông tin nhận được từ ban lãnh đạo và từ khách hàng.

Người này có thể sẽ phụ trách thêm việc hẹn gặp khách hàng, setup cuộc họp,...

• Công tác văn thư

Công tác văn thư là công việc văn phòng để nói chung về nhân viên hành chính, thư ký,.... Nhóm nhân viên làm văn thư sẽ phụ trách chính trong việc tiếp nhận công văn, giấy tờ, thư từ. Mặc khác, họ có thể sẽ là người chấm công, soạn thảo hợp đồng, lưu trữ tài liệu, xếp lịch họp, lịch làm việc, tính lương cho nhân viên.

Nhân viên văn phòng có nhiều vị trí khác nhau

• Hỗ trợ dự án, chuyên viên, kế toán

Thực tế ở mỗi công ty sẽ có đội ngũ nhân viên văn phòng với tên gọi khác nhau. Hỗ trợ dự án, chuyên viên hỗ trợ chăm sóc khách hàng, tư vấn khách hàng, gọi điện cho khách hàng,... cũng được gọi là nhân viên văn phòng.

6. Những kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng

Kỹ năng của nhân viên văn phòng là gì hay nhân viên văn phòng là làm gì là những câu hỏi được nhiều người quan tâm. Người ta thường gọi nhân viên văn phòng như một khái niệm chung chung để nói về những người làm việc hành chính trong văn phòng.

Thực tế nhân viên văn phòng tùy thuộc vào phòng ban, loại hình doanh nghiệp sẽ có nghiệp vụ khác nhau và cần sở hữu nhiều kỹ năng như là:

• 3.1 Kỹ năng làm việc nhóm

Công ty, doanh nghiệp, tổ chức là một cộng đồng tập thể thu nhỏ và cần có sự kết nối với nhau. Kỹ năng làm việc nhóm của nhân viên văn phòng sẽ giúp hiệu quả làm việc của nhân viên cao hơn, mang đến giá trị chung cho đơn vị.

• 3.2 Kỹ năng giao tiếp, đàm phán

Ngoài làm việc trực tiếp cùng đồng nghiệp trong công ty thì nhân viên văn phòng có thể sẽ làm việc trực tiếp với đối tác, khách hàng. Lúc này kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt sẽ giúp ích rất nhiều cho người làm việc hoàn thành nhiệm vụ của mình.

• 3.3 Kỹ năng vi tính

Với sự phát triển của công nghiệp, khoa học kỹ thuật hiện nay đã tạo tiền đề cho các doanh nghiệp kết nối với nhau và với công chúng dễ dàng hơn. Vì lẽ đó những kỹ năng cơ bản như kỹ năng tin học văn phòng là yêu cầu phổ biến khi làm việc trong môi trường này.

• 3.4 Kỹ năng thuyết trình

Nhân viên làm việc tại các team lập kế hoạch thì sẽ cần đến kỹ năng thuyết trình. Bạn có một kế hoạch hay, khả thi sẽ bị cản trở bởi kỹ năng trình bày kém sẽ khó lòng thuyết phục người nghe.

Như vậy là chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về khái niệm văn phòng là gì và những loại hình văn phòng phổ biến. Propertyplus.vn hy vọng qua những chia sẻ trên bạn đã có thêm nhiều dữ liệu hữu ích cho mình và biết được tầm quan trọng của một văn phòng.